企業がパソコンやハードディスクを廃棄・売却する際、最も注意すべきなのが「データ漏えいリスク」です。
そして、そのリスクを防ぐための客観的な証明として発行されるのが「データ消去証明書」です。
本記事では、法人でなぜ証明書が必要なのか、どんな内容が含まれているのか、
そしてどのように取得できるのかを、専門業者の立場からわかりやすく解説します！
データ消去証明書とは？
データ消去証明書（Data Erasure Certificate）とは、
パソコン・サーバー・外付けHDDなどの記録媒体に保存されていたデータを、
完全に削除・消去したことを第三者が証明する文書です。
企業が情報機器を廃棄・リユースする際、「データが残っていない」という客観的な証拠として、
内部監査・取引先監査・個人情報保護委員会の調査に対応する上で重要な役割を果たします。
法人で必要とされる理由
1. 個人情報保護法・マイナンバー法への対応
企業が保有する顧客・従業員情報を含むデータは、個人情報保護法に基づいて適切に取り扱う必要があります。
不用機器を廃棄する際、データを残したまま第三者に渡すと「個人データの漏えい」として法的責任を問われる可能性があります。
特にマイナンバー関連データは漏えい時の罰則も重く、
消去を実施し、その証跡を残す（証明書発行）ことが求められています。
参考：個人情報保護委員会：個人情報保護法ガイドライン（通則編）
2. 監査・内部統制対応
上場企業やグループ企業では、内部統制・情報セキュリティ監査で
「廃棄・リユース時のデータ消去記録」を確認されるケースが増えています。
そのため、データ消去証明書は内部監査資料として保管義務がある企業も多く、
監査部門・ISMS担当者から求められるケースが一般的です。
参考：
3. 委託先リスク（廃棄業者選定）への備え
仮に廃棄を外部業者へ委託した場合、データ消去証明書を発行しない業者だと、
企業は「委託先管理の不備」として責任を問われます。
特に近年は「廃棄業者が中古販売で流出」などの事件が多発しており、
証明書の発行がコンプライアンス対応の必須要件となっています。
データ消去証明書の内容と確認ポイント
実際の証明書には、以下のような情報が記載されています。
| 項目 | 内容例 |
|---|---|
| 発行元 | データ消去を実施した業者名（例：ビズリユースNEXT株式会社） |
| 実施日 | データ消去または物理破壊の実施日 |
| 対象機器 | 型番、シリアル番号、数量 |
| 消去方式 | ソフトウェア消去（例：NSA方式）または物理破壊 |
| 担当者 | 実施担当者・管理者の署名欄 |
| 結果 | 「全データ消去完了」などの記載 |
📄 チェックポイント
- 「消去方式」が明確に記載されているか（例：NSA方式・DoD 5220.22-M方式）
- 「対象機器の特定」が可能か（シリアル番号など）
- 発行元の実在性（法人名・所在地）が確認できるか
データ消去証明書の種類（方式による違い）
| 消去方式 | 概要 | 対応対象 | 備考 |
|---|---|---|---|
| ソフトウェア方式 | 専用ソフトでデータを複数回上書き | HDD / SSD | 再利用可能な機器向け |
| 物理破壊方式 | 破砕機・ドリルで記憶媒体を破壊 | 破損・不良HDD | 確実だが再販不可 |
| NSA方式 | 米国国家安全保障局（NSA）規定に準拠した多重上書き | 法人推奨標準 | ラクウリNEXT採用方式 |
| Degauss方式 | 強磁気でデータを無効化 | HDD | 高コスト・装置専用 |
参考：
証明書の取得方法（法人向け）
✅ 方法1：データ消去業者に依頼する（最も確実）
もっとも一般的で安全なのが、専門業者への委託です。
ラクウリNEXTのように、データ消去＋証明書発行を無料で行う業者を選ぶのが合理的といえます。
依頼〜発行の流れ
- 問い合わせ・見積り依頼
- 回収・データ消去作業（ソフトウェアまたは物理破壊）
- 消去ログ・シリアル番号を基に証明書発行
- PDF形式でメール送付 or 紙で納品
✅ 方法2：自社消去＋第三者証明を受ける
自社内でデータ消去を行い、第三者監査機関や認定業者に確認を依頼するパターン。
ただし、機材費・人件費・監査コストが発生するため中小企業には非現実的です。
証明書がない場合のリスク
- 元データ復元による顧客・社員情報流出
- 取引停止・行政指導・賠償リスク
- 企業イメージ失墜（広報・採用にも影響）
IPAの報告では、情報漏えいの約3割が**「廃棄・リユース時のミス」**に起因しています。
法人パソコン廃棄で証明書を無料発行する業者を選ぼう
ラクウリNEXTでは、法人向けに以下のプロセスで安全なデータ消去を実施しています。
- NSA方式の完全データ消去（無料）
- 物理破壊処理（無料）
- 証明書の即日PDF発行（無料）
担当者は情報セキュリティ研修を受けた技術者。
東京都世田谷区を拠点に全国出張にも対応しています。
